(趣旨)

第1条　この規程は、丸森町における文書の取扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(用語の意義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の種類)

第3条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の書式)

第4条　文書の書式は、次のとおりとする。

(条例等の要領)

第5条　条例、規則並びに規程形式をとる告示及び訓令(以下「条例等」という。)は、次の要領によるものとする。

(文書の形式)

第6条　文書の形式は、次のとおりとする。

(条文の改正等の形式)

第7条　条文の改正等の形式は、次の例によるものとする。

(附則の規定方法)

第8条　附則に規定する事項の規定の順序及び方法は、おおむね次の例によるものとする。

(辞令の書式)

第9条　定数内の一般職員の任免発令形式は、次のとおりとする。

(事務処理の原則)

第10条　事務の処理は、原則としてすべて文書により所定の決裁を終わらなければ施行することができない。

(文書取扱いの原則)

第11条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(総務課長の職務)

第12条　総務課長は、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、必要があるときは、調査を行い、報告を求め、又は指導を行うことができる。

(文書取扱責任者及び文書取扱主任)

第13条　丸森町課設置条例(昭和61年丸森町条例第2号)に規定する課、会計室及び丸森病院(以下「各課等」という。)に文書取扱責任者及び文書取扱主任を置く。

(文書取扱責任者及び文書取扱主任の職務)

第14条　文書取扱責任者は、上司の命を受け、次に掲げる事務に従事する。

(文書取扱責任者会議等)

第15条　総務課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書取扱責任者会議又は文書取扱主任会議を開くことができる。

(執務時間外の文書事務)

第16条　執務時間外の文書事務については、丸森町宿日直規程(昭和47年丸森町訓令甲第6号)に定めるところによる。

(文書関係簿冊)

第17条　文書の取扱いに要する帳簿(以下「帳簿」という。)は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第18条　文書には、記号及び番号をつけなければならない。ただし、軽易なものは、これを省略することができる。

(文書の受領及び配布)

第19条　到着した紙文書は、次の方法により総務課において受領し、配布しなければならない。

(文書の収受)

第20条　文書取扱責任者は、前条の規定により配布された文書及び主務課に置いて直接受領した文書について、次の方法により処理こと。

(ファクシミリによる収受)

第21条　前条の規定は、ファクシミリで受信した紙文書の収受について準用する。

(電子メールによる受信)

第22条　電子メールを受信した職員は、その内容が事務処理を要するものであるときは、文書管理システムに必要な事項等を記録しなければならない。

(起案)

第23条　起案は、文書管理システムで行うものとする。ただし、これにより難いときは、回議用紙(様式第9号)を用いて行うことができる。

(文案の作成要領)

第24条　文案の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(回議文書作成の要領)

第25条　回議文書の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(文書の回議)

第26条　回議文書は、班長、課長(室長)補佐、課長(室長)及び副町長を経て町長の決裁を受けなければならない。ただし、副町長及び課長等の専決事項に属するものはこの限りでない。

(審査及び法令審査委員会への付議)

第27条　次に掲げる回議書は、決裁を受ける前に総務課長の審査を受けなければならない。

(決裁の表示)

第28条　起案した事案が決裁されたときは、文書管理システム又は回議用紙の所定の欄に決裁年月日を記録しなければならない。

(決裁済文書の処理)

第29条　決裁を終えた回議文書(以下「原議」という。)は、文書管理システム等により速やかに施行等の処理をしなければならない。

(例規文書の処理)

第30条　条例等を制定又は改廃しようとするときは、主務課において原案を作成し、起案し、決裁を受けた後、総務課長に原議を送付するものとする。

(議案の処理)

第31条　議会に議案を提出しようとするときは、議案の原案を主務課において作成して、決裁を受けた後、総務課長に原議を送付するものとする。

(供覧)

第32条　文書取扱主任は、収受した文書を供覧に付するときは、文書管理システムにより供覧するものとする。

(文書の施行者名)

第33条　文書の施行者名は、町長名を用いなければならない。ただし、法令等に別段の定めがあるときは、この限りでない。

(文書の日付)

第34条　施行文書の日付は、原則として施行する日としなければならない。

(施行文書の登録等)

第35条　施行を要する原議は、第17条に規定する総務課に備える帳簿又は文書管理システムに登録しなければならない。ただし、軽易なものは、この限りでない。

(公印の押印)

第36条　施行文書には、丸森町公印規則(昭和47年丸森町規則第12号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、通知文、案内文、書簡文、あいさつ文及び軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。

(文書の施行)

第37条　施行文書は、総務課において発送するものとする。ただし、軽易な往復文書等については、主務課においてファクシミリ送信又は電子メール送信により施行できるものとし、また、特に説明を要するものは、主務課において手渡し又は使送により施行することができる。

(原議の整理)

第38条　施行済の原議には、文書管理システムにおいて必要事項を記録しなければならない。ただし、第23条第1項の規定により回議用紙を用いる場合は、紙文書による施行済の原議に必要事項を記入し、所定欄に発送者の印を押さなければならない。

(文書整理等の原則)

第39条　文書の整理、保管、保存及び廃棄は、原則として文書管理システムにより行うものとする。ただし、この方法によることが適当でないものについては、当該文書に適した方法を用いることができる。

(文書の整理)

第40条　文書は、各課長等と総務課長が別に協議して定める文書分類表により、分類番号を付してこれを区分整理するものとする。

(文書目録の整理等)

第41条　総務課長は、文書の保管及び保存状況を明確にするため、文書管理目録(様式第8号)を作成しなければならない。

(文書の保管)

第42条　当該年度に発生した文書は、主務課において当該年度末まで保管するものとする。

(例規文書等の保管等)

第43条　例規文書の原議は、総務課で交付等の手続き後、総務課で保管し保存する。

(文書の保存年限)

第44条　文書の保存年限は、次のとおりとする。ただし、主管課において、引き続き保管の必要があるものについては、この限りでない。

(簿冊)

第45条　簿冊は、文書分類表、保存年限及び事案の区分ごとに作成し、同区分に適合する文書を整理するものとする。

(簿冊一覧)

第46条　総務課長は、簿冊の分類及び所有課等を明確にするため、簿冊一覧を作成するものとする。

(簿冊の作成)

第47条　簿冊は、主務課において作成するものとする。

(簿冊の管理)

第48条　主務課長は、組織改正等の事象が発生した場合は、必要に応じて、簿冊の移管、統合及び分割を行わなければならない。

(簿冊の届出及び審査)

第49条　主務課長は、整理の完了した簿冊のうち保存年限が10年を超えるものについて、会計に関する文書は毎年7月末日までに、その他の文書は毎年5月末日までに保存文書目録(様式第14号)を作成のうえ文書保存届出書(様式第15号)により総務課長の審査を受けなければならない。

(簿冊の収蔵)

第50条　主務課長は、前条の規定により審査を終了した簿冊を書庫に収蔵するものとする。ただし、会計に関する簿冊については、会計室に移管し、会計管理者が保存する。

(保存文書の閲覧)

第51条　書庫に収蔵した文書(以下「保存文書」という。)は、主務課長の承認を得なければ閲覧することができない。

(保存文書の転貸及び持ち出しの禁止)

第52条　閲覧中の保存文書は、転貸し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、主務課長の承認を得たときは、この限りでない。

(マイクロフィルムによる保存)

第53条　保存文書のうち適当と認められるものについては、その文書を撮影したマイクロフィルムを文書に代えて保存することができる。

(廃棄)

第54条　保存期間を満了した文書は、主務課において廃棄文書目録(様式第17号)により総務課長及び関係課等に合議し廃棄するものとする。

(廃棄文書の処理)

第55条　主務課長は、機密を要する文書を廃棄するときは焼却その他適切な措置を講じなければならない。

(検査)

第56条　総務課長は、書庫の保管状況を随時検査し、必要に応じて、関係課等に指導することができる。

(その他)

第57条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は別に定める。